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Il team ha senso se esiste un "progetto" su cui è chiamato ad operare.
Per progetto si intende lo "svolgimento di tutte le attività richieste per raggiungere un determinato obiettivo, ottenuto mediante coordinamento di rapporti e di risorse umane e non, facenti parte una organizzazione temporanea (il team) per raggiungere gli obiettivi fissati con  le risorse assegnate (tempo, denaro,..)".
In sostanza devono essere definiti ruoli, competenze e comportamenti legati alle persone chiamate a realizzare il progetto.
La formalizzazione o ufficializzazione del progetto è fondamentale in quanto definisce le attività legate ad esso e le differenzia da quelle svolte da ciascun membro del team nell'ambito del ruolo ricoperto nell'organizzazione.
A proposito delle risorse assegnate in particolare la "risorsa tempo" è un altro fattore chiave per la riuscita di un progetto; tipicamente infatti la motivazione e, quindi, il reale coinvolgimento delle persone viene mantenuta se i progetti non superano la durata di tre o quattro mesi al massimo.
E' purtroppo pratica diffusa lanciare progetti poco definiti che si sviluppano spesso in un arco temporale addirittura di uno o più semestri. In questi casi è opportuno suddividere l'obiettivo principale in una serie di sotto-obiettivi (ed il progetto in sotto-progetti), da conseguire in pochi mesi, così da poter mantenere la giusta tensione nel livello motivazionale delle persone coinvolte.