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Tra i “ladri di tempo” abbiamo citato la riunione. Essa può essere un valido strumento organizzativo e gestionale ma anche un perverso meccanismo mangia tempo: può essere entrambe le cose, a seconda di come viene organizzata e gestita! Vediamo allora quali sono le poche e semplici regole per rendere efficace la riunione.
Per ragionare su come ottimizzare al massimo questo importante stru¬mento di lavoro è utile valutare e tener in considerazione il seguente grafico.
Una volta individuato il numero ottimale di partecipanti ed il tempo necessario per massimizzare i risultati della riunione, per gestire efficacemente gli incontri è necessario considerare i seguenti elementi di riferimento:
Accurata preparazione
L’efficacia di una riunione dipende in larga misura da come essa e’ stata preparata.
La definizione dell’ordine del giorno.
La definizione degli argomenti da inserire nell’ordine del giorno deve prendere spunto dagli obiettivi del progetto o dal verbale della riunione precedente: in questo modo si assicura coerenza e continuità alle diverse riunioni.
Il numero di voci da includere nell’ordine del giorno e le relative informazioni devono essere commisurate al tempo a disposizione e possibilmente limitate e concise. Per ogni voce deve essere esplicitato se si tratta di argomenti di carattere informativo o se devono essere oggetto di discussione. Vale inoltre la pena esplicitare la durata temporale prevista per ogni voce all’ordine del giorno e la relativa responsabilità.
La convocazione
Per convocare la riunione è necessario:

Le convocazioni devono essere trasmesse in tempo utile per permettere ai partecipanti di prepararsi adeguatamente e gestire i propri impegni.
La conduzione della riunione
Una riunione non si auto struttura: è necessario gestirla in modo adeguato con il giusto rigore e flessibilità. Il compito principale del responsabile della riunione consiste nel condurre l’incontro nei tempi e nei contenuti programmati, seguendo un percorso di orientamento e focalizzazione ed arrivare concentrati nelle fasi decisionali.